Optimiser vos communications imprimées : astuces pour une stratégie pro, responsable et efficace

Pourquoi continue-t-on à imprimer trop ?

L’impression massive et non réfléchie possède encore de nombreux adeptes. Entre habitudes, peur de manquer, et manque de coordination entre services, les motifs sont nombreux :

• La “sécurité” du stock : Des exemplaires imprimés dans le doute (“au cas où”), puis oubliés dans une armoire.
• L’idée reçue de la visibilité : Penser qu’un support imprimé touchera par magie davantage de personnes.
• L’absence de données : Difficulté à estimer précisément le tirage nécessaire, faute de bilans sur les campagnes passées.
• Un process figé : Cahier des charges non ajusté, maquettage en chaîne, pressions des agendas…

Résultat : selon le Syntec Conseil en Relations Publics, une PME sur deux a déjà jeté une grande partie de ses documents imprimés, faute de réussite ou d’anticipation.

Définir clairement les objectifs : la base pour éviter l’inutile

Avant même d’imaginer un support, une question doit s’imposer : pourquoi imprime-t-on ? Car, sans objectif précis, le support risque fort de finir aux oubliettes. Voici quelques clés pour clarifier les besoins :

• Cernez la finalité : S’agit-il d’informer, de convaincre, d’instruire, de garder une trace ? Un support de salon, un dépliant institutionnel, une affiche de rue ne remplissent pas la même mission.
• Posez-vous la question de l’usage : Où et quand le support sera-t-il utilisé ? Par qui ? Dans quelles conditions ?
• Adaptez le message au canal : Certains contenus se prêtent mieux au digital (actualités, infos pratiques), d’autres à l’impression (arguments complexes, cadeaux clients, événements d’envergure).
• Impliquer les parties prenantes : Fonction commerciale, RH, service client : chaque service a ses besoins, mais aussi son regard sur ce qui fonctionne.

L’expérience montre que la simple formalisation d’un “mini brief” pour chaque projet évite 30 à 50% des impressions superflues (source : Observatoire Com Media 2023).

Mieux connaître son public : une étape souvent survolée

Trop souvent, les supports sont produits pour “tout le monde”, sans évaluer la réelle utilité pour les publics cibles. Or, bien segmenter son audience permet de calibrer les quantités – et parfois même d’éviter totalement l’impression.

• Créez des personas simples : Âge, habitudes, niveau de digitalisation, environnement professionnel : cela influence directement la pertinence du papier.
• Sondez vos utilisateurs : Court questionnaire, feedback après un salon ou une réunion, sondage informel. Ces informations legitiment la production… ou non d’un support.
• Testez le digital avant d’imprimer : Proposez un PDF à télécharger ou une page dédiée comme alternative. Le taux de consultation donne une solide première idée de la demande réelle.

Exemple : Une association d’aide aux seniors a réduit de moitié son budget “imprimés” après avoir réalisé que 70 % de ses membres utilisaient des smartphones (étude Union nationale des associations familiales, 2022).

Mesurer, ajuster et apprendre : les bons outils pour quantifier ses besoins

Le plus gros levier de progrès reste la capacité à évaluer objectivement ses besoins, et à capitaliser sur les retours. Pour cela, quelques outils et méthodes s’avèrent particulièrement utiles :

1. Faites des bilans précis : Après chaque événement ou campagne, réunissez les stocks non utilisés. Notez ce qui a réellement servi. Tout surplus persistant sur 2 à 3 campagnes identiques doit amener à revoir les quantités à la baisse.
2. Utilisez des outils partagés : Un simple tableau partagé (Google Sheets, Excel) permet de noter réceptions, distributions et retours, surtout si plusieurs équipes distribuent les supports.
3. Calculez le coût complet : Intégrez non seulement le coût d’impression, mais aussi le stockage, la logistique, la distribution, et la mise au rebut.
4. Établissez des KPIs : Rapportez le nombre de supports effectifs à l’objectif atteint (nombre de nouveaux contacts, taux de participation, etc.).

Selon une enquête de la Fichepratique.fr (2023), les organisations qui suivent ce type de process estiment réduire entre 20 et 35 % leurs coûts d’impression sur un an.

Quelles alternatives au “tout imprimé” ?

L’adoption de solutions alternatives permet de gagner en efficacité, tout en valorisant votre démarche responsable. Voici les plus courantes :

• L’impression à la demande : De nombreux imprimeurs proposent aujourd’hui ce service, qui évite les stocks et les invendus (exemple : PrintOclock, Exaprint).
• Le digital “pratique” : QR codes renvoyant vers une brochure en ligne, emailing, plateformes de documents dématérialisés… À réserver aux publics connectés, mais incontournable pour limiter le papier.
• La petite série personnalisée : Plutôt que des milliers d’exemplaires, ciblez précisément des dizaines ou centaines de personnes avec un support sur-mesure, nominatifs ou adaptés.
• L’impression écoresponsable : Si l’impression est nécessaire, privilégiez des supports recyclés, des encres végétales, et des formats réduits.

Bon à savoir : certaines subventions locales et dispositifs RSE récompensent la réduction des impressions, surtout dans la sphère événementielle ou associative (source : Ministère de la Transition Écologique).

Cas pratiques et anecdotes du terrain

Rien ne vaut quelques exemples inspirants pour mieux se projeter :

• Salon professionnel : Lors d’un salon de l’industrie à Lyon, un exposant a remplacé son traditionnel catalogue par une tablette en libre-service et des QR codes. Résultat : 80% de consultations digitalisées, une réduction de 60% sur le budget impression.
• Collectivité locale : Une mairie d’Île-de-France, habituée à imprimer 10.000 bulletins municipaux, a expérimenté l’envoi sur demande. En 6 mois, le tirage a chuté à 4000 exemplaires… pour une audience réellement intéressée.
• PME du conseil : Une société de conseil a formalisé un “top 10 des supports vraiment utiles” avec ses clients. Cette démarche a permis de supprimer trois supports jugés obsolètes, soit 25% de son volume d’impression annuel.

Appuyer la réflexion sur des “retours utilisateurs” systématisés aide à ancrer une approche sobre et pragmatique, loin des logiques de prestige parfois obsolètes.

Comment impliquer toute l’organisation ?

Éviter les supports inutiles ne relève pas d’une simple décision du service communication. Il s’agit d’un chantier global, impliquant plusieurs paramètres :

• Former les équipes : Montrer l’impact (écologique, budgétaire, image), rappeler les alternatives disponibles.
• Sensibiliser à chaque étape du projet : Intégrer à chaque brief une question “impression/nécéssité”, impliquer les équipes commerciales ou opérationnelles qui seront les relais terrain.
• Valoriser les initiatives : Mettre en avant les “success stories” internes, récompenser l’inventivité dans la sobriété.
• Adopter une charte d’impression responsable : Document formalisant les bonnes pratiques – contrôle des quantités, usage du papier recyclé, solutions de recyclage des surplus, etc. (source : WWF, Guide pratique “Entreprise responsable”).

Impliquer l’ensemble des collaborateurs participe à une culture d’entreprise alignée, crédible en interne comme en externe.

Chiffres clés et ressources pour aller plus loin

Vers une communication vraiment alignée et durable

Limiter les supports imprimés inutiles, c’est se donner les moyens, d’une part, de maximiser l’efficacité de ses campagnes, et d’autre part, d’assumer pleinement sa responsabilité sociale et environnementale. Entre économies, clarté du message et respect des ressources, cette démarche gagne à être abordée collectivement : chaque structure peut, à son échelle, montrer qu’une communication professionnelle n’a rien à perdre à délaisser le “tout imprimé”, bien au contraire.

À l’ère du digital raisonné, chaque support imprimé doit devenir un choix justifié, pensé pour être vu, lu et utile. Osez questionner vos habitudes, expérimentez, mesurez… Les outils sont là, la transition est en route.