Supports :
Votre intervention doit être impérativement contenue sur un CD ou une clef USB.
(pas d’interventions sur portable).

Pour faire parvenir votre intervention au comité d'organisation :
Selon le poids de votre intervention :
< 7 Mo = par mail •••• > 7 Mo= par la poste
Dans les 2 cas bien les identifier (nom, thème, jour, réf., mail pour accusé réception).
Le jour du congrès, toujours venir avec un double sur : CD, clef USB, par mesure de précaution.

Vérifier après écriture :
Bien vérifier le contenu et le fonctionnement de votre diaporama après gravure ou écriture sur support. (il est arrivé de recevoir des supports contenant uniquement l'alias du document)

Compatibilité :
Dans la mesure où celà vous est possible préférez un enregistrement de votre diaporama sous une version PC plutôt que Mac. (Compatibilité des symboles et des polices)

Structurer :
Un support par intervenant et par jour d’intervention.
Ne pas mettre de fichiers autres que ceux concernant votre intervention sur votre support.
Si vous avez fait des modifications sur votre document après l’envoi de votre intervention aux organisateurs, renommez votre fichier :
ex . : fichier_vers2.ppt puis fichier_vers3.ppt ... etc
Les dates d’enregistrement se modifient en les copiant sur nos unités.
Donc, plus de repère pour les dernières versions.

Cas particulier :
Si vous avez des recommandations particulière sur la projection de votre intervention, merci de fournir une explication à la régie dans un fichier word joint, en l'intitulant : A lire avant projection.
Si vous avez des besoins particuliers en matériel :
lecteur DVD, VHS les faire connaître bien avant le congrès.

Identifier :
La première diapo de votre intervention power point devra contenir impérativement :
- Le titre de votre intervention
- Les noms des intervenants sur ce thème

Si vous devez utiliser de la vidéo :
Soyez prudents dans leur utilisation. Pas de fichiers trop lourds (problème de chargement en direct de la projection). La première condition pour qu'une vidéo fonctionne dans l'outil powerpoint, c'est que la vidéo soit jointe dans un répertoire avec le fichier ppt. Le fait d'importer la vidéo dans ppt ne consiste qu'a insérer un lien vers le fichier vidéo.
L'autre condition, plus technique, c'est de fournir les codecs utilisés pour votre vidéo. Il s'agit d'un fichier lié souvent au modèle de votre caméscope ou de votre appareil numérique qui compresse et décompresse le son et la vidéo tout en les synchronisant. Si vous souhaitez en savoir plus sur les codecs voici le lien.

Formats vidéos acceptés : . AVI, . MPEG (ou DVD de salon, pensez alors à nous le préciser)
Dans votre diaporama Power point programmer les vidéos en lecture automatique à l’ouverture de la diapo (au clic et non au pointage de la souris sur la vidéo, la régie ne sait pas s’il s’agitd’une photo ou d’une vidéo durant la projection).

Merci de votre compréhension
Le Service Technique

English version - Technical advices

1. Your presentation must be stored either on a CD or a USB memory stick. Direct display from a laptop will be possible.

2. You can send your presentation by the following means :
a. < 7 Mbytes = by email
b. >= 7 Mbytes = CD by post
In both cases, please clearly identify your presentation (name, theme and date of session, reference, automatic email for receipt). You should also bring with you to the congress a copy of your presentation on a CD or USB memory stick.

3. Please, check that your presentation has been properly copied on your CD or on your USB memory stick. Be sure that you have not copied an alias or a link, missing the whole content of your document !

4. As far as possible, send a PC version of your document, rather than a Mac version. There will be less hazards of corrupted symbols and characters

5. Presentations need to be stored on separate CD/Memory stick, only one per speaker and per day.

6. Do not store any other file on your CD/Memory stick, only your presentation.

7. If ever you want to modify your document after having sent it to the organizers, please rename your file. For example : file_version1.ppt, than file_version2, etc. File dates change when they are copied into our computers, so that they cannot be used for identifying the different versions of the same document.

8. If you want to give some recommendations about how to display your presentation, please, write them down in a separate MS-Word file. Name this file “A LIRE AVANT PROJECTION”. Do not put your recommendation on a simple email, since it will be impossible to forward it to the projectionist.

9. If you have special needs, such as requests for a traditional slide projector, a DVD or VHS reader, you must inform the organizers well in advance of the congress (at least 3 weeks).

10. The FIRST SLIDE of your presentation must display :
a. The title of your paper
b. The authors names

11. ABOUT VIDEO FILES : be careful when using video files. Avoid heavy files, which may cause loading delays :
a. They must be provided as separate files and linked to your Power Point file.
b. CODECS, which ensure a good synchronisation between pictures and sound, have to be provided with your presentation. AVI, MPEG formats are accepted.
c. Plan your PowerPoint presentation so that video clips start as soon the related slide is open. Projectionists cannot detect a difference between simple pictures and videos. Thus, scheduling the starting of a video by clicking on its picture is not accurate.
d. Please, name your video files with no more than five characters. Long file names may explain some troubles, which sometimes occur in congresses.

Thank you for your understanding and for your cooperation.

The technical team.